一、制定背景

2016年国家发展改革委等14家部门联合印发的《公共资源交易平台管理暂行办法》中明确要求“交易服务过程中产生的电子文档、纸质资料以及音视频等，应当按照规定的期限归档保存”。为进一步规范全市公共资源交易电子档案管理，确保电子档案真实、完整、安全和可用，市发展改革委牵头市档案局、市财政局、市自然资源和规划局等10家部门（单位）制定了《济南市公共资源交易电子档案管理办法》（以下简称《办法》）。

二、政策依据

《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国招标投标法》《中华人民共和国政府采购法》《公共资源交易平台管理暂行办法》《电子档案管理办法》《招标投标电子文件归档规范》等法律、法规及有关规定。

三、出台目的

随着公共资源交易全流程电子化的持续推进，通过出台《济南市公共资源交易电子档案管理办法》，从制度层面上进一步规范电子档案管理，有效解决项目招标投标资料归档不完整、不清晰，部分招标人、代理机构档案归档管理混乱，电子档案归档期限不明确等问题。

四、主要内容

《办法》共分为总则、电子档案的形成和范围、电子档案的保管和处置、电子档案的利用、附则 等五个章节，主要内容包括：

（一）构建分级责任体系，压实全链条管理职责。建立“指导协调—行业监督—具体实施”三级管理架构，市发展改革委与市档案局统筹指导协调，各行业主管部门负责本领域监督，济南公共资源交易中心、第三方交易平台管理部门落实全流程管理，交易发起方、代理机构、交易响应方按职责归档相关电子文件。通过明确各方主体责任边界，破解以往档案管理责任不清、推诿扯皮等问题，形成“各司其职、各负其责、协同联动”的管理格局，从源头保障电子档案归集的全面性与规范性。

（二）统一规范管理标准，筑牢档案安全防线。明确电子文件需在中标（成交）通知书发出后40日内归档，按统一编码规则和规范格式存储，保管期限不少于15年。强化信息安全管控，严禁擅自公开电子档案信息，严格限定复制档案的情形。通过标准化管理消除归档时限不明确、存储格式不统一等问题，确保电子档案长期可读、安全可控；严格安全管控，防范信息泄露风险，保障电子档案的凭证效力，为审计追溯、纠纷处理提供可靠依据。

（三）细化分类归档范围，提供精准操作指引。针对工程建设项目招标投标、政府采购等6大类常规交易场景，制定专项归档明细表，明确各交易环节的必选与可选归档内容。例如依法必须招标的工程建设项目覆盖7大交易环节、53项具体归档资料。通过细化归档内容，可以有效解决以往归档范围模糊、资料缺失等问题，为交易平台及各市场主体提供清晰可操作的归档依据，确保电子档案覆盖交易全过程。

（四）搭建智能管理系统，强化技术支撑保障。电子档案管理系统按“一项一档”自动收集生成电子档案，具备配置管理、安全管理、纸质档案数字化管理等多元功能，平台运维机构需做好电子信息迁移及技术保障。利用自动化储存替代传统人工归档，减少人为失误，提升归档效率；同时档案管理系统的多元功能与技术保障机制，为实现电子档案“形成—归档—保管—利用”全流程数字化管理提供技术支撑。

五、解读机构及咨询方式

解读机构：济南市发展和改革委员会公共资源交易综合管理办公室

咨询电话：0531-51707103