为进一步规范全市公共资源交易电子档案管理，市发展改革委起草了《济南市公共资源交易电子档案管理办法（征求意见稿）》，现向社会公开征求意见。意见反馈截止时间为2025年8月30日。

公众可通过以下途径和方式反馈意见建议：

1.通过电子邮件方式将意见建议发送至：jnfgw_ggzy@jn.shandong.cn。

2.通过信函方式将意见建议邮寄至：济南市历下区龙奥大厦C1334室（邮编：250099），电话：0531-51707103。

3.登陆济南市发展和改革委官网（网址http://jndpc.jinan.gov.cn/），通过网站首页上方“政民互动—网上调查”栏目提出意见。

4.咨询电话：0531-51707103

来信请注明“《济南市公共资源交易电子档案管理办法（征求意见稿）》意见建议”字样。

济南市发展和改革委员会

                               2025年7月30日

济南市公共资源交易电子档案管理办法

（会签稿）

目  录

第一章  总  则

第二章  电子档案的形成和范围

第三章  电子档案的保管和处置

第四章  电子档案的利用

第五章  附  则

第一章  总  则

第一条 为规范公共资源交易电子档案管理，确保电子档案真实、完整、安全和可用，根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国招标投标法》《中华人民共和国政府采购法》《电子档案管理办法》《招标投标电子文件归档规范》等法律、法规及有关规定，结合济南市实际，制定本办法。

第二条 《济南市公共资源交易目录》内项目在公共资源交易平台交易全过程产生的电子档案管理适用本办法，其他交易项目可参照执行。

第三条 本办法所称公共资源交易电子文件（以下简称电子文件），是指通过公共资源交易平台开展公共资源交易活动全过程中形成、办理、传输和储存的数字格式的各种信息记录，由内容、结构、背景等组成。

公共资源交易电子档案（以下简称电子档案），是指对国家和社会具有凭证、查考和保存价值，并归档保存的公共资源交易电子文件。

第四条 电子档案与传统载体档案具有同等效力，可以以电子形式作为凭证使用。不能通过数据共享等方式在线归集的纸质档案，应当扫描后形成数字副本进行归档。

第五条 电子档案管理遵循统一要求、全程管理、标准规范、便于利用和安全保密的原则。电子文件归档和电子档案管理应从管理和技术两方面采取有效措施，确保电子文件和电子档案真实、完整、可用和安全。

第六条 交易发起方、代理机构、交易响应方应对各自参与的部分电子文件进行归档；交易发起方应落实主体责任，归档全套交易电子文件。

第七条 济南公共资源交易中心负责公共资源电子交易平台电子文件归档和电子档案管理工作；建设完善电子档案管理系统，做好公共资源交易电子文件形成、办理、归档和电子档案保管、利用、移交等工作。通过信息共享等方式接入公共资源交易平台的第三方交易平台负责对本平台交易项目的电子文件进行归档，或建设能与电子档案管理系统相衔接的接口由交易中心负责归档。

第八条 公共资源交易平台系统运维机构应如实采集和记录平台电子系统在交易服务活动中产生的各类电子信息，并按照电子档案数据标准向平台全量迁移。要及时处理因电子系统运行、数据传输交换等技术故障导致的各类电子档案管理问题。

第二章  电子档案的形成和范围

第八条 电子档案管理系统按照“一项一档”的要求，在线自动收集电子系统产生的电子文件及元数据，并在签订交易合同30日内自动生成电子档案，根据项目的时间、类别、存档期限等信息统一编号并归档。

电子档案管理系统应当为公共资源交易平台各类电子系统提供标准统一的接口或通道，用于接收公共资源交易各环节产生的电子档案。

第九条 电子档案管理系统应具备但不限于以下功能：

（一）配置管理功能，包括分类方案管理、档号规则管理、保管期限表管理、元数据方案管理、门类定义等。

（二）归档管理功能，包括电子档案及其元数据的采集、登记、分类、编目、命名、存储、利用、统计、鉴定、销毁、移交、备份、报表管理等。

（三）安全管理功能，包括身份认证、权限管理、跟踪审计、生成固化信息等功能。

（四）系统管理功能，包括系统参数管理、系统用户和资源管理、系统功能配置、操作权限分配、事件报告等功能。

（五）纸质档案管理功能，包括对电子档案和纸质档案同步编目、排序、编制档号，纸质档案数字化以及纸质档案数字副本管理等。

第十条 电子档案包括但不限于以下内容：

（一）项目登记文件；

（二）资格预审公告、项目公告或投标邀请书；

（三）资格预审文件、招标文件及其澄清、补充和修改；

（四）资格预审申请文件、投标文件、响应文件及其澄清和说明文件；

（五）资格审查报告、评标报告；

（六）中标候选人公示、中标（成交）结果公告；

（七）资格预审结果通知书、中标通知书；

（八）招标投标报告书；

（九）合同；

（十）交易、见证、监管等操作痕迹资料；

（十一）音视频资料；

（十二）系统运行环境、元数据等；

（十三）法律法规规定的其他文件。

如采用非招标方式开展交易活动的项目，上述一至八条资料按照进场登记、交易公告、交易过程、成交公告四个环节对电子文件进行归档。

第十一条 电子档案管理系统按照“全宗号—档案门类代码·目录号—年度—保管期限代码—案卷号—件号”的编码规则为归档文件编制文件档号，并与元数据进行关联。档案归档完成后，按照“档号—项目名称”的方式自动生成电子档案名称，并加盖电子档案证明电子专用章。

第十二条 电子档案管理系统对电子文件的完整性、可用性和安全性进行鉴定，发现归集错漏的电子文件应及时追溯补正，无法补正的应在电子档案管理系统中予以注明原因。

第十三条 电子文件归档格式应当符合国家标准规范，并且通用、开放、不绑定软硬件。加密的电子文件应当解除加密技术手段后归档。

第三章  电子档案的保管和处置

第十四条 电子档案、电子档案管理系统等应进行完整备份。储存介质应符合长期安全管理要求，储存方式应兼顾储存的安全性和查询的便捷性。

第十五条 电子档案及其元数据、电子档案管理系统及其配置数据、日志数据等应当实施近线、离线备份，有条件的可以异地容灾备份。

每年开展一次电子档案可读状况、所处软硬件环境、存储介质完好程度等的抽样检测，抽样率不低于10%，对发现的问题及时处理，必要时对电子档案数据进行转换、迁移。

第十六条 经技术需求分析和风险评估，确有必要的，可以对电子档案数据进行转换、迁移，并留存操作过程记录。转换、迁移后，应当对电子档案的真实性、完整性、可用性、安全性进行检测。

第十七条 达到保管期限的电子档案经鉴定后仍需保存的，应重新划定保管期限并变更相关管理数据。

第十八条 电子档案的销毁应参照国家关于档案销毁的有关规定与程序执行。需要销毁电子档案，应从在线存储设备、容灾备份系统和离线存储介质中彻底删除，并记录被销毁电子档案的范围、数量、大小以及审核人、操作者等信息。

第十九条 按照《政府采购法》《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》及《招标投标电子文件归档规范》的要求，电子档案的保管期限定为永久、定期两种，定期分为30年、10年（政府采购文件为15年）。

第四章  电子档案的利用

第二十条 有关单位、个人因科学研究等工作需要查阅电子档案的，应当向济南公共资源交易中心办理查阅申请。

第二十一条 电子档案原则上不得复制。纪委监委、法院、检察院、公安机关、行政监督及审计等部门，因查办案件、处理投诉举报、履行审计工作职责等原因需复制电子档案的，应向济南公共资源交易中心提供档案复制相关函。济南公共资源交易中心依法依规提供相关档案，并设置必要的技术手段，标明来源和防止不按规定用途使用，确保档案信息安全。

第二十二条 任何可以接触到电子档案的单位和个人，应当严格遵守国家有关档案工作的法律法规规定，不得擅自公开电子档案信息，也不得将电子档案信息用于任何商业目的。

第二十三条 移交本级综合档案馆保存的电子档案，移交工作按照《电子档案移交与接收办法》等规定执行。

第五章  附  则

第二十四条 非公共资源目录内交易项目的电子档案参照本办法进行管理。

第二十五条 本办法第八条所称公共资源交易平台系统运维机构，包括但不限于公共资源交易平台软件开发商、系统维护商、网络传输服务商、网络安全服务商、设备服务商等。

第二十六条 根据目前纳入我市公共资源交易平台的项目类别，本办法制定了工程建设项目招标投标、政府采购、土地使用权出让、矿业权出让、企业国有资产转让、行政事业性国有资产交易等电子档案归档明细表（见附件），其他项目类别参照归档。后续根据公共资源交易“应进必进”持续推进情况，行业主管部门可实时增加其他交易项目类别的电子档案归档明细表。

第二十七条 本办法自印发之日起施行。法律、法规、规章及上级文件对电子档案管理另有规定的，从其规定。

附件：1.工程建设项目招标投标电子档案归档明细表

2.政府采购电子档案归档明细表

3.土地使用权出让电子档案归档明细表

4.矿业权出让电子档案归档明细表

5.企业国有资产转让电子档案归档明细表

6.行政事业性国有资产交易电子档案归档明细表

附件1

工程建设项目招标投标电子档案归档明细表

附件2

政府采购电子档案归档明细表

注：采用其他交易方式的政府采购项目，可按照实际情况参照本明细表进行归档

附件3

土地使用权出让电子档案归档明细表

附件4

矿业权出让电子档案归档明细表

附件5

企业国有资产转让电子档案归档明细表

附件6

行政事业性国有资产交易电子档案归档明细表

关于《济南市公共资源交易电子档案管理办法（征求意见稿）》的起草说明

一、起草背景

为进一步规范全市公共资源交易电子档案管理，确保电子档案真实、完整、安全和可用，市发展改革委起草了《济南市公共资源交易电子档案管理办法（征求意见稿）》（以下简称《办法》）。

二、政策依据

《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国招标投标法》《中华人民共和国政府采购法》《电子档案管理办法》《招标投标电子文件归档规范》等法律、法规及有关规定。

三、主要内容

《办法》共分为总则、电子档案的形成和范围、电子档案的保管和处置、电子档案的利用、附则 等五个章节，主要内容包括：

（一）明确公共资源交易电子档案的有关定义及各交易主体、档案管理相关部门的责任。

（二）制定了工程建设项目招标投标、政府采购、土地使用权出让、矿业权出让、企业国有资产转让、行政事业性国有资产交易等领域电子档案归档明细。

（三）规范了电子档案的编码规则、储存期限、管理备份、销毁移交、查阅复制等方面的程序和标准。